Politique de confidentialité

Services ConsultOption
consultoption.com
En vigueur conformément à la Loi 25 — Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels

Responsable de la protection des renseignements personnels

Les Services ConsultOption regroupent trois membres professionnels. La responsable désignée de la protection des renseignements personnels pour l’ensemble des services est : Jennifer Gagné, conseillère d’orientation et psychothérapeute 4600 boulevard Henri-Bourassa, bureau 2018 Québec (Québec) G1H 3A5 jgagne@consultoption.com Pour toute question, commentaire ou plainte concernant la présente politique, vous pouvez communiquer avec Mme Gagné aux coordonnées ci-dessus.

Introduction

Merci de visiter le site Internet des Services ConsultOption et de prendre connaissance de la présente politique de confidentialité (ci-après la «Politique»).

En naviguant sur notre site Internet ou en utilisant nos systèmes ou nos services, vous reconnaissez avoir lu et compris la présente Politique et consentez à ce que vos données et renseignements personnels soient traités en conformité avec celle-ci, le cas échéant.

Le respect de la vie privée ainsi que la protection des renseignements personnels sont essentiels pour les Services ConsultOption. Par la présente Politique, nous nous engageons à protéger vos renseignements conformément à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels (Loi 25) ainsi qu’aux obligations déontologiques de l’Ordre des conseillers et conseillères d’orientation du Québec (OCCOQ).

Aux fins de la présente Politique, on entend par «renseignements personnels» tous les renseignements sur une personne physique permettant de l’identifier. Dans la mesure du possible, nous anonymiserons, pseudonymiserons et/ou agrégerons ces renseignements afin qu’ils ne permettent plus d’identifier une personne.

Inventaire des renseignements personnels recueillis

Dans le cadre des services offerts, en conformité avec le Règlement sur les dossiers, les cabinets de consultation et la cessation d’exercice des membres de l’OCCOQ et en respect de la Loi 25, quatre catégories de renseignements personnels sont recueillies:

1. Données nominatives

Ces renseignements servent à vous identifier et à communiquer avec vous:

• La date d’ouverture du dossier

• Votre nom complet

• Votre date de naissance

• Votre adresse de résidence

• Vos numéros de téléphone

• Une adresse courriel privée

• Toute information concernant le client «payeur», le client «demandeur de service» ou le client «employeur», s’il y a lieu

2. Données cliniques

Ces renseignements sont nécessaires à l’évaluation, au suivi et à la continuité des soins:

- Une description sommaire des motifs de consultation
- Une description sommaire des services rendus et leur date
- Les conclusions cliniques et les recommandations
- Les notes concernant l’évolution du traitement (s’il y a lieu)
- Les enregistrements des rencontres en ligne, lorsqu’autorisé par le client, à des fins de supervision uniquement

3. Documents relatifs à la transmission à des tiers

Ces documents sont conservés lorsque vous autorisez la communication de renseignements à un tiers:

Tout document signé autorisant la transmission de renseignements
Tout contrat de service ou description d’entente particulière concernant la nature et les modalités d’une intervention

4. Données comptables

Ces renseignements permettent de gérer la facturation et de satisfaire aux obligations fiscales:

Tout document comptable lié au paiement des services (factures, reçus, T4A, etc.)
Toute information transitant par les logiciels bancaires permettant les transferts monétaires (courriels, données nominatives, sommes transigées, information sur les clients payeurs, etc.)

Finalités de la collecte

Les renseignements personnels sont recueillis aux fins suivantes:

Identifier les clients et les dossiers associés
Communiquer avec les clients (ex.: changements aux rendez-vous)
Assurer un suivi des contacts et de l’évolution du dossier
Effectuer les démarches administratives et comptables, y compris la facturation aux tiers payeurs
Consigner et faciliter l’élaboration d’une évaluation, d’un diagnostic, d’un traitement et d’une continuité des soins
Répondre aux exigences de l’OCCOQ en matière de tenue de dossier

Consentement

Le consentement du client est obtenu lors de la première rencontre. En continuant de participer aux séances d’évaluation, de counseling ou de thérapie, le client consent à la collecte, à l’utilisation et à la divulgation de ses renseignements personnels aux fins décrites dans la présente Politique.

Voici ce à quoi les clients peuvent s’attendre:

Les renseignements personnels ne sont pas utilisés, divulgués ou conservés à des fins autres que celles pour lesquelles ils ont été recueillis, à moins que le client n’y ait consenti.
Certains renseignements peuvent être divulgués sans le consentement du client si la loi l’exige (voir la section « Limites de la confidentialité »).
Les renseignements sont uniquement divulgués aux tiers payeurs au besoin, afin d’assurer le paiement des services ou la continuité des soins.
Tous les efforts sont déployés pour veiller à l’exactitude des renseignements personnels.
Les renseignements personnels, sous format papier et électronique, sont conservés en toute sécurité.

Logiciels et outils numériques utilisés

Conformément aux exigences de la Loi 25, les Services ConsultOption divulguent les outils numériques utilisés dans le cadre des services et susceptibles de traiter vos renseignements personnels. La liste suivante présente les catégories d’outils employés par nos professionnels. Des outils spécifiques peuvent varier selon le membre.

Téléconsultation

Les rencontres à distance sont effectuées à l’aide de logiciels sécurisés de vidéoconférence (ex. : Zoom, Microsoft Teams ou équivalent). Ces plateformes sont largement utilisées et considérées sécuritaires. Si vous avez signé une autorisation d’enregistrement, des données cliniques peuvent être temporairement conservées dans l’environnement infonuagique de ces logiciels, puis détruites une fois la supervision complétée.

Tenue de dossier

Les dossiers cliniques sont conservés dans Psylio (psylio.com), un logiciel québécois de gestion de pratique développé par Optania, spécialement conçu pour les professionnels de la santé mentale et soumis à la Loi 25. Les données sont hébergées sur les serveurs d’Amazon Web Services (AWS) situés à Montréal, chiffrées au repos (AES-256) et en transit (TLS/SSL). Psylio est doté de mécanismes de détection des vulnérabilités et de tests de pénétration réguliers. Pour en savoir plus sur les mesures de sécurité de Psylio, consultez : psylio.com/securite.

Comptabilité

La comptabilité est également gérée via Psylio, qui intègre un module de facturation et de suivi des paiements. Vos données nominatives y sont utilisées aux fins de facturation uniquement (émission de reçus, suivi des paiements, obligations fiscales). Aucune donnée clinique n’est conservée dans le module comptable. Les données financières bénéficient des mêmes mesures de sécurité que celles décrites pour la tenue de dossier.

Courrier électronique

Les communications par courriel sont effectuées à partir d’une adresse professionnelle dédiée à la pratique. Notez que le courrier électronique standard n’est pas un moyen de communication entièrement sécurisé. Pour les échanges comportant des renseignements sensibles, nous recommandons de le mentionner explicitement lors de votre première rencontre avec votre professionnel.

Stockage infonuagique

Les archives numériques sont conservées sur des plateformes infonuagiques sécurisées. Les dossiers physiques sont conservés dans un espace verrouillé accessible uniquement aux professionnels concernés.

Limites de la confidentialité

En matière d’exception à la règle de confidentialité, les professionnels des Services ConsultOption ont les obligations légales suivantes:

Prévenir une victime potentielle qu’un client a l’intention de lui causer un préjudice
Prévenir les autorités et les professionnels compétents qu’un client a l’intention de se suicider
Communiquer le dossier d’un client lorsque requis par un tribunal
Répondre, sous serment, aux questions posées par la Cour en tant que témoin devant un tribunal
Signaler aux autorités compétentes tout cas d’abus ou d’exploitation d’un enfant, d’une personne âgée ou d’une personne handicapée
Signaler un cas d’abus ou d’exploitation d’un client par un professionnel de la santé

Services professionnels impliquant des tiers payeurs

Dans le cadre d’une prestation de services, il est possible de faire appel à des tiers payeurs (assurances, organismes, employeurs) afin de défrayer une partie des honoraires professionnels. Si vous souhaitez que votre professionnel soumette une facturation ou des reçus à un tiers payeur, vous devez en informer votre professionnel. Votre consentement à la transmission des informations nécessaires au paiement est alors implicite. Conformément à l’article 21 du Code de déontologie de l’OCCOQ, tout rapport transmis à un tiers nécessite l’autorisation explicite du client après que le contenu lui ait été exposé. Par ailleurs, certains tiers payeurs peuvent exiger un accès à votre dossier en contrepartie de leur indemnisation. Votre professionnel vous en informera le cas échéant. Veuillez noter qu’il est possible qu’un professionnel des Services ConsultOption refuse de traiter avec certains tiers payeurs pour des raisons de gestion administrative.

Droits du client

Conformément à la Loi 25 et au Code de déontologie de l’OCCOQ, vous disposez des droits suivants à l’égard de vos renseignements personnels:

Droit d’accès

Vous avez le droit de savoir pourquoi vos renseignements sont recueillis, comment ils sont utilisés et à qui ils sont communiqués. Vous pouvez demander à en prendre connaissance ou à en obtenir copie. Conformément à l’article 65 du Code de déontologie de l’OCCOQ, votre professionnel doit répondre à votre demande dans un délai maximum de 20 jours suivant sa réception. Des frais raisonnables peuvent s’appliquer pour couvrir les coûts de reproduction ou de transmission.

Droit de rectification

Vous avez le droit de contester l’exactitude et l’exhaustivité de vos renseignements et de demander qu’ils soient corrigés.

Droit à la portabilité

Vous pouvez demander qu’une copie de vos renseignements personnels vous soit transmise dans un format technologique structuré et couramment utilisé (ex. : PDF protégé par mot de passe). La transmission se fera par la voie que vous aurez choisie.

Droit au retrait du consentement

Vous pouvez retirer votre consentement à la collecte ou à l’utilisation de vos renseignements à tout moment, sous réserve des contraintes légales et déontologiques applicables.

Questions et plaintes

Pour toute demande d’accès à vos renseignements ou pour soulever une question quant à la conformité des Services ConsultOption, adressez-vous à Mme Jennifer Gagné, responsable de la protection des renseignements personnels, aux coordonnées indiquées en début de document.

Conservation et destruction des renseignements

Conformément à l’article 10 du Règlement sur les dossiers de l’OCCOQ, les professionnels des Services ConsultOption conservent chaque dossier pendant au moins 5 ans à compter de la date du dernier service professionnel rendu. À l’expiration de ce délai, le dossier peut être détruit en s’assurant de préserver la confidentialité des renseignements qui y sont contenus. La destruction des documents papier est effectuée par déchiquetage sécurisé. Les données numériques sont supprimées de manière définitive des systèmes informatiques et des plateformes infonuagiques utilisées.

Plan de gestion des incidents de confidentialité

Conformément aux exigences de la Loi 25, les Services ConsultOption disposent d’un processus pour gérer les incidents de confidentialité (ex.: accès non autorisé, perte ou vol de renseignements). En cas d’incident, les mesures suivantes seront prises:

Évaluation du risque de préjudice pour les personnes concernées, en tenant compte de la sensibilité des renseignements, des conséquences appréhendées et de la probabilité d’une utilisation préjudiciable
Notification à la Commission d’accès à l’information (CAI) si l’incident présente un risque sérieux de préjudice
Communication avec les clients touchés dans les meilleurs délais
Consignation de l’incident dans le registre prévu à cet effet

La responsable de la gestion des incidents est Mme Jennifer Gagné, aux coordonnées indiquées en début de document.

Site Internet : informations techniques et fichiers témoins

Fichiers témoins (« cookies »)

Le site web des Services ConsultOption utilise des fichiers témoins afin d’améliorer la performance et l’expérience des visiteurs. Ces fichiers servent principalement à des fins techniques et statistiques (comptabilisation des visites, pages les plus fréquentées, technologie utilisée). Aucun fichier témoin n’est utilisé à des fins publicitaires ou de profilage.

Informations échangées automatiquement

Lorsqu’un utilisateur accède au site des Services ConsultOption, son appareil et le serveur échangent automatiquement certaines informations techniques nécessaires au bon fonctionnement du site. Ces informations comprennent notamment:

Le nom de domaine du fournisseur d’accès à Internet
L’adresse IP de l’appareil
Le type de navigateur et le système d’exploitation utilisés
La date et l’heure de la visite
Les pages consultées
L’adresse du site référent, le cas échéant

Ces informations sont conservées à des fins techniques et statistiques uniquement.

Renseignements transmis par courriel ou formulaire

Les Services ConsultOption s’engagent à assurer la protection des renseignements que leurs utilisateurs leur confient. Si des renseignements personnels sont communiqués volontairement par courriel ou par formulaire, ceux-ci ne sont utilisés que pour répondre à la demande formulée. La correspondance électronique est traitée avec les mêmes mesures de confidentialité que les autres documents écrits.

Mise à jour de la politique

La présente Politique peut être révisée périodiquement afin de refléter les évolutions légales, technologiques ou organisationnelles. La version en vigueur est toujours disponible sur le site web des Services ConsultOption. Nous vous encourageons à la consulter régulièrement.